Kwestia wyposażenia sali konferencyjnej nie jest oczywista i wymaga pewnej rozwagi oraz zmysłu logistycznego. W końcu od jej funkcjonowania zależeć będzie jakość przygotowanych przez Ciebie prezentacji, a tym samym – wrażenie, jakie wywołają na Twoich partnerach biznesowych. Przydatne będą więc dobre nagłośnienie, projektor, czy też nowoczesne ekrany LED.
Ekrany LED – dla dobrej jakości treści
Sala konferencyjna musi dysponować miejscem, w którym wyświetlana będzie prezentacja. W przypadku sal konferencyjnych o standardowych rozmiarach, warte rozważenia jest skorzystanie z ekranów LED. Współczesne ekrany LED mogą posiadać bardzo duże wymiary (nawet w granicach 100”), co bez wątpienia przełoży się na wyśmienitą jakość prezentacji.
Oczywiście osiągnięcie dobrego efektu będzie wymagało wysokiej klasy ekranu, obsługującego przynajmniej format 4K, a najlepiej też dysponującego funkcjami upscalingu (poprawy rozdzielczości wyświetlanego materiału). Oczywiście ekran powinien przy tym obsługiwać najnowsze standardy Wi-Fi oraz Bluetooth.
Kiedy projektor zamiast ekranu?
Jeżeli sala konferencyjna ma większy rozmiar i nawet duży ekran LED nie byłby odpowiednio widoczny dla uczestników prezentacji, powinieneś postawić na projektor. Pamiętaj jednak, że tylko projektor o odpowiedniej jakości będzie w stanie generować satysfakcjonujący obraz i wywołać właściwe wrażenie na uczestnikach.
Dlatego przede wszystkim zwróć uwagę na takie parametry, jak jasność, rozdzielczość oraz wielkość maksymalna obrazu. Polecamy, aby jasność obrazu wynosiła co najmniej 3000 ANSI lumenów, choć oczywiście pożądany będzie też wyższy współczynnik. Projektor powinien wyświetlać treści przynajmniej w rozdzielczości 4K oraz generować obraz o wielkości ok. 150”.
Dobry laptop – niezbędny
Ekrany LED lub projektory potrzebują dobrego laptopa, który będzie w stanie płynnie i szybko obsługiwać prowadzone przez Ciebie konferencje. W tym kontekście, dobry laptop to przede wszystkim jednostka bardzo szybko reagująca na polecenia, która nie musi obligatoryjnie posiadać dużego ekranu, najlepszej baterii czy dodatkowych gadżetów.
Musisz natomiast zadbać o urządzenie wyposażone w dysk SSD (najlepiej typu M.2), przynajmniej 8 GB RAM (abyś mógł sprawnie przełączać się między aplikacjami) oraz w wydajny procesor (najlepiej z najnowszej serii Intel i7 lub AMD Ryzen 7). Dzięki temu praca będzie komfortowa i zapewni Ci płynną obsługę prezentacji.
Tablica LED – dla interaktywnej prezentacji
Bardzo ciekawym, nowoczesnym gadżetem konferencyjnym jest tablica LED – czyli w rzeczywistości duży ekran dotykowy wykorzystywany podczas prezentacji czy szkoleń. W przypadku przeciętnych rozmiarów sal konferencyjnych może ona poprawić jakość spotkania, nadać jej bardziej nietypowego charakteru, a nawet umożliwić zaproszenie gości do wzięcia czynnego udziału w evencie.
Niezawodny system nagłaśniający – nigdy go nie lekceważ
Najlepsze ekrany LED czy projektory nie zdadzą się na wiele, jeżeli zawiedzie Twoje nagłośnienie. Musisz postarać się, by było ono odpowiednio mocne (choć to wcale nie jest kluczowa kwestia), ale przede wszystkim – bezawaryjne.
Korzystaj więc tylko ze sprzętu renomowanych producentów i zaproś do montażu doświadczoną firmę. Wszelkie trzaski i przerwy sygnału na pewno nie wywrą odpowiedniego wrażenia na słuchaczach.
Kilka dodatkowych elementów
Ponadto, musisz mieć możliwość maksymalnego przyciemnienia swojej sali, zainstaluj więc szczelne żaluzje w oknach. Zapewnij też odpowiednio silny sygnał sieciowy oraz wyposaż pomieszczenie w dużą ilość gniazdek elektrycznych – gdyby uczestnicy konferencji chcieli podpiąć np. swoje laptopy.
Nie zapominaj ponadto o takich drobiazgach, jak wygodne krzesła (niewygodne siedziska to okropny błąd organizatora spotkania!), czy też szereg stołów, które będziesz mógł ustawiać w różnych konfiguracjach. Jeżeli spotkania mają mieć charakter interaktywny, bardzo pożądane będą mikrofony zamontowane do stanowisk Twoich gości. Niezbędna będzie też przestrzeń na catering.
Sala konferencyjna Twoją wizytówką
Pamiętaj, że sala konferencyjna w Twojej firmie jest Twoją wizytówką i na pewno partnerzy będą Cię postrzegali przez jej pryzmat. Zadbaj więc o odpowiednią jakość prezentacji (przyda się tablica LED, projektor, czy ekrany LED), ale też o dobre nagłośnienie a nawet… wygodne krzesła. Dzięki temu, wywrzesz na słuchaczach zdecydowanie lepsze wrażenie.
