Skanowanie i digitalizacja, czyli dlaczego warto przejść z formy papierowej na elektroniczną

0
56
Skanowanie i digitalizacja, czyli dlaczego warto przejść z formy papierowej na elektroniczną

Od stycznia 2019 roku pracodawcy mogą przechowywać akta osobowe swoich pracowników w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej. Obie metody mają już taką samą moc prawną. Z takiego rozwiązania od wielu lat korzysta jednak wiele przedsiębiorstw, które w ten sposób archiwizują dane dotyczące działania i zysków firmy. Dlaczego warto więc zamienić prowadzenie dokumentacji papierowej na rzecz o wiele wygodniejszej formy elektronicznej?

Skanowanie i digitalizacja dokumentów – innowacyjny sposób przechowywania danych

We współczesnym świecie coraz chętniej korzystamy z możliwości oferowanych przez smartfony, komputery i internet. Nie tylko zamawiamy produkty online, zamiast robić zakupy w sklepach stacjonarnych, ale także korzystamy z internetowej bankowości czy przeglądamy elektroniczną kartę pacjenta. Nic więc dziwnego, że również i większość aktualnych dokumentów tworzona jest wyłącznie w postaci cyfrowej. Dzięki takiej formie można szybko i wyjątkowo skutecznie przesłać dane do wielu pracowników, którzy mogą je modyfikować według potrzeb. Decydując się na wersję elektroniczną właściciele przedsiębiorstw oszczędzają też sporo czasu, co z kolei przyczynia się do większej efektywności zleconych zadań.     

Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS z 10.12.2018 dotyczącym dokumentacji pracowniczej oprócz danych dotyczących prowadzenia i zysków firmy, w formie elektronicznej mogą być również przechowywane akta osobowe i indywidualne pracowników. Przedsiębiorstwa, które do tej pory korzystały jedynie z tradycyjnej postaci papierowej mają prawo w każdej chwili zmienić ją na wersję cyfrową. Nie jest to jednak obowiązkowe.

Digitalizacja dokumentów firmowych – jak prawidłowo przejść na formę cyfrową?

Właściciele firm, którzy chcą zmienić formę przechowywania dokumentacji nie muszą uzgadniać ani konsultować swojej decyzji z pracownikami. Powinni jednak jasno sprecyzować jaki konkretnie zakres podmiotowy będzie poddany digitalizacji. Koniecznie muszą również podać dokładny termin postępu takiego procesu, ponieważ sama digitalizacja dokumentów trwa dosyć długo. Należy też wybrać odpowiednie osoby, które będą w stanie efektywnie zamienić formę papierową na elektroniczną. Warto jednak to zadanie zlecić specjalistom, np. firmie Rhenus Data Office Polska, którzy profesjonalnie zarchiwizują wybrane materiały.      

Jeśli digitalizacja dotyczy danych osobowych pracowników koniecznie trzeba poprosić personel o podpisanie nowych upoważnień o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO. 

Skanowanie dokumentów pierwszym etapem digitalizacji

Zmianę formy przechowywanych akt trzeba rozpocząć od przygotowania wysokiej jakości skanu dokumentów będących wiernym odwzorowaniem wersji papierowej. W tym celu należy korzystać wyłącznie z wysokiej jakości sprzętu, bowiem skanowane materiały powinny mieć zachowaną odpowiednią kolorystykę i rozdzielczość, co może okazać się niezwykle ważne w przypadku digitalizacji ilustracji lub rysunków. Następnie zgodność powstałych skanów musi być zatwierdzona z oryginałem przy użyciu wyspecjalizowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.     

Tego typu skanowanie dokumentów pozwoli w przyszłości w niezwykle szybki i skuteczny sposób odnaleźć elektronicznie potrzebne materiały. Warto również zauważyć, że profesjonalnie przeprowadzona cyfryzacja zapewnia także większe bezpieczeństwo gromadzonych akt. Nie tylko skutecznie uchroni je przed zaginięciem, ale też pomoże zapobiec ich zniszczeniu. 

Wprowadzenie zeskanowanych dokumentów do systemu

Wykonane cyfrowe skany materiałów papierowych należy efektywnie wprowadzić do systemu informatycznego. Mimo, iż nie ma określonego jednego konkretnego systemu online dla wszystkich przedsiębiorstw to jednak muszą zostać spełnione minimalne wymagania podane w rozporządzeniu MRPiPS z 10.12.2018. Należy więc zabezpieczyć materiały przed uszkodzeniem, zapewnić osobom uprawnionym stały dostęp do systemu, umożliwić wyszukiwanie informacji za pomocą metadanych oraz wprowadzić funkcję wydruku dokumentacji.     

Wszystkie elektroniczne wersje materiałów zostają precyzyjnie opisane oraz skatalogowane i ostatecznie umieszczone w archiwum cyfrowym. Warto również zwrócić uwagę na to, że digitalizacja dokumentów może obejmować zarówno sprawy bieżące firmy oraz dane obecnego personelu, jak i materiały dotyczące byłych pracowników. Dzięki temu można dokonać pełnej elektronizacji, w tym również akt archiwalnych. 

Skanowanie i digitalizacja dokumentów – zalety rozwiązania

Z pewnością największą zaletą takiego rozwiązania jest szybki dostęp do zdigitalizowanych dokumentów. Osoby uprawnione mogą w każdej chwili uruchomić system i w ciągu kilku minut odnaleźć wymagane materiały. Pomoże to również zaoszczędzić sporo czasu w porównaniu do tradycyjnego przeszukiwania papierowego archiwum. Nie można również zapominać, że dostępne dokumenty online można efektywnie przesłać do wielu pracowników naraz, którzy mogą z nich korzystać bez względu na miejsce, w którym przebywają. Ochrona przed zaginięciem i zniszczeniem dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych w ten sposób dokumentów. 

Nikt nie powinien więc mieć już wątpliwości, że przejście z formy papierowej na elektroniczną jest nie tylko wygodne, ale przede wszystkim praktyczne. Skanowanie i digitalizacja dokumentów pozwala na skuteczne gromadzenie materiałów związanych z firmą i pracownikami, jednocześnie nie zabierając przy tym miejsca w archiwum.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ